Høj produktivitet også i lavt belastede perioder

Det er forholdsvist nemt at have høj produktivitet i perioder med stor opgavebelastning. Den store udfordring er at sikre god produktivitet i lavt belastede perioder, hvor ellers brugbar tid bare forsvinder!

I virksomheder/afdelinger, hvor en stor andel af omkostningerne er lønomkostninger som f.eks. administrative miljøer, er produktivitet ofte den mest afgørende faktor for en god bundlinie. Men det er tit sådan, at det er i produktionsmiljøer, hvor lønomkostninger udgør en mindre del af de samlede omkostninger, der traditionelt har været størst fokus på produktivitet.

I ikke så gamle dage var det ofte sådan, at man kunne udnytte de lavt belastede perioder til at færdiggøre sagsbehandlingen fra de dage, hvor der var travlt. I takt med, at arbejdsprocesser optimeres og sagsbehandling færdiggøres med det samme, forsvinder denne mulighed for at udnytte tiden.

Men hvor bliver tiden af? Det er et kendt fænomen, at ting tager den tid, der er til rådighed. Den positive konsekvens af dette kan være, at man hviler ud oven på en travl periode. Men den efterfølgende negative konsekvens kan være, at det tager tid at få momentum op igen, når opgaveindgangen vokser – muskler er blevet til fedt.

Ledelsesfokus har en tendens til at ligge i de travle perioder. Det er der, man er bekymret for, om kunderne nu får det, man har lovet. Når man så har overstået den travle periode, puster også lederen ud – selvom det er her lederen kan gøre en forskel og forhindre, at man spilder kostbare ressourcer.

Hvad kan man gøre

I praksis er der kun to muligheder, hvis man har en svingende belastning. Den ene mulighed er at tilpasse bemandingen. Det er det, man f.eks. gør i håndværkervirksomheder – tidligere ligefremt så ekstremt, at man sendte folk hjem, hvis det begyndte at regne. Det er imidlertid sjældent, at man på den korte bane tilpasser bemandingen i administrative miljøer. Den eneste anden mulighed er at tilpasse opgavemængden.

Her er der til gengæld mange muligheder:

Forudsige belastningssvingninger

Der er stor forskel på, om man kan forudsige belastningssvingninger. Hvis det er muligt (eller delvist muligt), bør man udnytte mulighederne til at optimere sin ressourceplanlægning. Selvom opgaveindgangen virker tilfældig, kan forholdsvis simple statistiske øvelser tit afsløre, at der alligevel er en vis grad af forudsigelighed i svingningerne.

Hvis man ikke kan forudsige svingningerne er man måske nødt til at have et vist ekstra beredskab for at undgå, at svar- og leveringstider bliver alt for store. Kunsten er så at udnytte dette beredskab i de stille perioder.

Hvis man ikke gør noget for at sikre høj produktivitet i de lavt belastede perioder, vil man spilde nogle formentlig dyre ressourcer og i værste fald gøre organisationen dårligere til at yde i en ny periode med høj belastning.