Forstå jeres effektivitet

Den effektive organisation er den, der skaber mest mulig værdi med de ressourcer, der er til rådighed. Effektivitet kan således beskrives med formlen Effektivitet2. Denne formel er i sig selv ikke så operationel, men hvis man bryder den ned i de trin, den reelt er er bygget op af, bliver begrebet effektivitet nemmere at forstå og arbejde med. Det kan man gøre gennem Effektivitetstrappen:

 Billede1

Effektiviteten består af 4 trin. Når effektiviteten skal forbedres, sætter man selvfølgelig ind på det eller de trin, der er nemmest at forbedre og hvor potentialet er størst.

Værdiskabelse

Inden man begynder at vurdere de enkelte trin på trappen, er det vigtigt, at man har en klar forståelse af, hvad det er for en værdi, der skal skabes i vores organisation.

Værdien måles både på kort og lang sigt og vil typisk i kommercielle virksomheder betyde bedre bundlinie og/eller forbedrede kunderelationer. På plejehjemmet skal værdien sikkert måles i livskvalitet for beboerne.

En god vurdering er, om det har værdi for kunderne. Ydelser som kunderne ikke sætter pris på, har sjældent værdi for organisationen.

Trin 1 – Ressourceudnyttelse

Trin 112

Første trin på effektivitetstrappen handler om at få kanaliseret de ressourcer, organisationen forbruger, hen til løsning af opgaver, der i sidste ende bidrager til værdiskabelse. De udnyttede ressourcer.

Ressourceforbrug skal her forstås bredt. I administrative miljøer er det selvfølgelig først og fremmest timer.

Ofte går en stor del af effektiviteten tabt allerede i forbindelse med ressourceudnyttelsen. Medarbejderne anvender en del af tiden på forkerte (eller ingen) opgaver.

Hvis man fra bruttotimetallet trækker ferie, fravær, mødeaktiviteter, intern administration og …, vil man normalt se, at ressouceudnyttelsen er i størrelsesordenen 50%. At hæve dette tal med bare et par procent har stor indflydelse på effektiviteten.

Ressourceudnyttelse har meget med ledelse, organisering og planlægning at gøre.

De fleste organisationer har så meget datamateriale til rådighed, at det er nemt at gøre op, hvad ressourceudnyttelsen omtrentligt er.

Trin 2 – Produktivitet

Trin 22Andet trin på effektivitetstrappen handler om, hvor meget volumen, der kan produceres af de udnyttede ressourcer. Vi er her inde på det traditionelle produktivitetsbegreb – typisk noget, der måles i antal enheder pr. tidsenhed.

Hvis man opgør, hvor stor en del af de aktiviteter, der indgår i en proces, som er værdiskabende, vil man i administrative miljøer ofte se, at det kun udgør 10 – 20%. Dog har mange organisationer gennem datafangst ved kilden og efterfølgende automatisk behandling opnået en væsentlig højere procentdel.

Effektive arbejdsprocesser er midlet til at optimere dette trin. Der findes et hav af værktøjer til at optimere arbejdsprocesser, nogle mere enkle end andre. Der er en tendens til, at man anvender for komplicerede værktøjer til optimering af administrative processer. Det skyldes, at mange værktøjer til procesoptimering er opfundet i ”rigtige” produktionsvirksomheder, hvor man ved procesoptimering både skal have fokus på materialeflow og tidsforbrug. I administrative miljøer er materialeflowdelen sjældent interessant og derfor bør man anvende værtøjer uden dette komplicerende element.

Trin 3 – Succesrate

Trin 33Desværre viser det sig af og til, at noget af det volumen, der kom ud af “produktivitets-trinnet”, alligevel ikke er succesfuldt. Det nytter ikke, at man havde god ressourceudnyttelse og høj produktivitet, hvis spildprocenterne på dette trin er urimelige.

Husk, at det som hovedregel er fordi der er noget galt i arbejdsprocesserne, at der sker fejl. Det kan ofte betale sig at få identificeret de steder i processen, hvor der er noget, der kan medføre fejlene.

Trin 4 – Købmandsskab

Trin 44Vi er nu nået til det fjerde og sidste trin på effektivitetstrappen. Dette trin er ligeså afgørende som de øvrige. Uden dette er alt forgæves. Hvis ikke man her lykkes med at veksle de hidtidige anstrengelser til værdi, er det hele ligemeget.

Sørg for at kunden oplever brugsværdien af ydelsen og prissæt den optimalt.

Hvor skal man sætte ind?

Hvis man vil bruge kræfter på at forbedre effektiviteten, er det vigtigt at vælge det rigtige trin at sætte ind på. F.eks. ses det ofte, at der investeres mange penge i nye it-systemer, som kan forbedre produktiviteten (og måske succesraten), selvom man med en meget mindre investering og større resultat kunne have forbedret ressourceudnyttelsen.