Det er nu der skal effektiviseres

Produkter og priser kan ofte ændres hurtigt for at fastholde konkurrenceevnen. Men det tager længere tid at sikre sig, at organisationen er mere effektiv end konkurrenternes. I alle brancher er de organisationer, der løbende fokuserer på effektivitet, de mest succesrige.

I opgangstider er der kunder til alle, hvorimod der i nedgangstider kun er kunder til de konkurrencedygtige.

Nu hvor finanskrisen er ovre, er der en unik mulighed for at gennemføre reel effektivisering, uden at det gør ondt. I opgangstider kan effektiviteten øges, uden at der skal afskediges medarbejdere. Effektivisering i opgangstider er omkostningsneutral på kort sigt og sikrer succes på lang sigt.

Traditionel op- og nedbemanding efter konjunkturerne giver sjældent reel effektivitetsforøgelse, hvorimod effektivisering i opgangstider kan være gratis hvis det sker tidligt og på den rigtige måde – så effektivisering nu vil være optimalt.

Traditionel op- og nedbemanding

Mange virksomheder har skåret organisationen til i forbindelse med finanskrisen. Overkapaciteten er skåret væk og ulønsomme produkter er saneret bort for at bibeholde konkurrencedygtigheden. I perioder med vækst i forbrug og beskæftigelse er den klassiske reaktion, at der kommer fokus på ansættelser og øget kapacitet til at betjene det voksende kundeantal.

I finanskrisen og andre nedgangsperioder er de reduktioner, der foretages sjældent reel effektivisering, men blot nedskæringer, hvor omkostningerne tilpasses den reducerede omsætning. Reel effektivisering er der, hvor vi kan producere et produkt eller en serviceydelse med et mindre tidsforbrug pr. enhed.

Effektivisér i opgangstider

De organisationer, der har størst succes, er de virksomheder, der formår at gennemføre reel effektivisering i opgangstider – og også gerne i nedgangstider.

Hvis effektiviseringen kan foretages gennem øget produktion med samme bemanding, undgås en investering i oplæring af nye medarbejdere. Det er muligt, at nogle af de penge, der skulle have været brugt til oplæring, skal bruges til selve effektiviseringsøvelsen. Det kan så ses som en investering, der medfører langsigtet konkurrencedygtighed uden at det koster på kort sigt.

Der er oplagte fordele ved at effektivisere i opgangstider:

Men der er også barrierer for at effektivisere i opgangstider:

Effektiviser på en effektiv måde

 

Hvis kunderne står i kø, vil udviklingsaktiviteter som effektivisering ofte være noget, der bliver udskudt – ”vi har ikke tid”Har ikke tid

 

 

Effektivisering i opgangstider med knappe ressourcer kræver hurtige forbedringer gennem forståelse for værdiskabelsen og forandringsledelse.

Den nemmeste måde at skabe hurtige forbedringer er ved at forstå, hvilke dele af organisationens ydelser, der skaber værdi for kunderne og herefter tilrette disse, så man skaber mere værdi for færre ressourcer. Der kan også skabes forbedringer ved at se på, hvilken værdi de enkelte led i arbejdsprocesserne skaber og derefter udfordre de normer og principper, der virker hæmmende for effektiviteten i enhver organisation.

Potentialet er ofte stort ved hurtige forbedringer, idet det normalt er mindre end 80% af ydelserne, der skaber værdi for kunderne. Internt i arbejdsprocesserne er det oftest under 50% af aktiviteterne, der skaber værdi.

I en organisation i vækst kan det ofte være svært at motivere til forandringer og øget effektivitet. Det kræver dygtig brug af forandringsledelse, og at du som chef involverer de rigtige ledere og medarbejdere. Det sparer på ressourceforbruget og sikrer hurtig forankring i organisationen.

Ressourceforbruget til effektivisering kan med de rigtige, effektive metoder således sagtens holdes under de oplæringsomkostninger, det kræver, hvis alternativet er at ansætte nye medarbejdere til udførelse af eksisterende ineffektive arbejdsprocesser.